Du willst dein Zeitmanagement im Job verbessern, deine Produktivität steigern und mehr Struktur in deinen Arbeitsalltag bringen? Oder hast du das Gefühl, dass du zu viele Aufgaben gleichzeitig erledigen musst und weißt gar nicht, wo du anfangen sollst? Dann lies hier weiter und erfahre, wie dir ein Frosch bei allem helfen kann!
Du brauchst keine Ausbildung im Projektmanagement und keine zusätzlichen Tools, um mehr Struktur in deinen Arbeitsalltag und mehr Kontrolle über deine Aufgaben zu bekommen. Bevor wir dir eines der erfolgreichsten Mittel für mehr Produktivität und besseres Zeitmanagement im Job verraten, gehen wir kurz auf die Grundlage ein: Strukturiertes Arbeiten und wie du es lernen kannst.
Warum Strukturen in der Arbeit wichtig sind
Egal welche Branche oder welcher Job, egal ob im Büro, in der Werkstatt oder im Homeoffice: Strukturen in der Arbeit helfen dabei, Aufgaben erfolgreich erledigen zu können. Das Bedürfnis nach Struktur und Organisation variiert von Mensch zu Mensch: Manche brauchen bis ins Kleinste geregelte Prozesse, andere dagegen so viel Freiraum wie möglich.
Was dem Steinzeitmenschen beim Überleben geholfen hat, gilt heute noch immer im Dschungel des Arbeitslebens: Menschen brauchen ein unterschiedliches Maß an Struktur, um sich wohl und sicher zu fühlen. Kontrollierte Abläufe und Routinen geben Sicherheit, Ordnung und Regeln machen Situationen kontrollierbar.
Der Bedarf nach äußeren Strukturen und Regeln ist höchst individuell. Ein introvertierter Mensch hat andere Bedürfnisse als ein extrovertierter. Frühaufsteher sind morgens produktiver, “Nachteulen” können sich am Abend besser konzentrieren. Auch die Rahmenbedingungen spielen eine Rolle: Beschäftigte in einem kleinen Familienbetrieb haben oft mehr Verantwortung und weniger Vorgaben als Angestellte und Arbeiter:innen in einem Konzern.
Wie viel Struktur und Freiheit brauchst du?
Was ist dir in deinem Beruf wichtig? Wie viel Struktur und Ordnung brauchst du, um dich wohl zu fühlen? Wie reagierst du in Stress- und Ausnahmesituationen? Was stresst dich? Wie viel Ordnung oder Unordnung hast du in deinen Gedanken? Fragen wie diese beziehen sich auf deine sogenannte “innere Ordnung”, auf dein persönliches Bedürfnis nach Rahmenbedingungen, die dir Struktur und Sicherheit geben.
Wichtig: Hier gibt es kein richtig oder falsch – diese Faktoren sind absolut individuell. Je besser du sie verstehst und damit deine Bedürfnisse kennst, desto besser kannst du darauf achten. Und umso produktiver wirst du arbeiten können und umso wohler wirst du dich in deinem Job fühlen.
So findest du heraus, wo dir Strukturen im Job fehlen (diese Fragen betreffen deine tägliche Arbeit):
- Nach welchen Kriterien planst du deinen Arbeitstag und deine Arbeitswoche?
- Welche Prioritäten setzt du und warum?
- Was tust du, um deine Pläne und Ziele zu erreichen?
- Wie effizient arbeitest du wirklich?
- Wo stehst du dir eventuell selbst im Weg?
- Kannst du deinen eigenen Arbeitsstil und Biorhythmus berücksichtigen?
- Welche Routinen können deinen Arbeitsalltag erleichtern?
- Hast du deine Projekte und Aufgaben im Überblick?
- Was davon könntest du abgeben oder auslagern?
Eat the Frog first
Das Prinzip „Eat the Frog first“ (auf Deutsch: Iss den Frosch zuerst) ist eine erfolgreiche Strategie zur Verbesserung der Produktivität und des Zeitmanagements. Es bedeutet nichts anderes als die schwierigste oder unangenehmste Aufgabe des Tages zuerst zu erledigen, anstatt sie aufzuschieben oder zu vermeiden.
Die Idee dahinter: Wenn du die schwierigste deiner Aufgaben gleich zu Beginn des Tages anpackst, kann dich das dazu motivieren, fokussierter zu bleiben. Schließlich musst du deine Aufmerksamkeit dann nicht mehr ständig dieser Aufgabe und ihrer Vermeidung widmen. Das Aufschieben von schwierigen Aufgaben führt meistens dazu, dass du dich gestresst oder überwältigt fühlst. Und das hält dich davon ab, produktiv zu sein. Erledigst du eine Aufgabe, gibt dir das ein Erfolgsgefühl. Die restlichen Aufgaben deines Tages werden dir dann umso leichter fallen und schneller von der Hand gehen.
Was heißt das in der Praxis? Erledige gleich am Anfang deines Arbeitstages die schwierigsten oder wichtigsten Aufgaben und wende dich danach den leichteren oder weniger wichtigen Tasks zu. Das kann auch bedeuten, dass du unangenehme Aufgaben, etwa schwierige Gespräche, langweilige Aufgaben oder Tasks, die du aufschieben möchtest, zuerst erledigst. Es ist verblüffend, wie gut das Prinzip funktioniert: Wenn du es konsequent anwendest, werden dein Aufgabenberg und dein Stressempfinden schrumpfen, während deine Arbeitszufriedenheit und das Gefühl von Kontrolle und Selbstbestimmtheit wachsen.
Trivia: Der Ausdruck „Eat the Frog first“ stammt von dem Schriftsteller Mark Twain, der einmal sagte: „Wenn es Ihr Job ist, einen Frosch zu essen, ist es am besten, dies als erstes am Morgen zu tun. Und wenn es Ihr Job ist, zwei Frösche zu essen, ist es am besten, mit dem größten und hässlichsten zu beginnen.“ Frei nach dem Motto: Alles, was danach kommt, schmeckt besser und quakt dich nicht ständig an.
Wir wünschen dir einen erfolgreichen Tag!
Bleib’ neugierig!
