Wir haben die neun besten Apps für deinen Job auf Herz und Nieren getestet und gnadenlos verglichen – unvoreingenommen, kritisch und objektiv. Ob Produktivität, Kommunikation, Kreativität, Projektmanagement oder Weiterbildung – diese Apps für Smartphone und Co. machen dich und deinen Arbeitsalltag garantiert smarter!
Eine der vielfältigsten Anwendungen für smarte Arbeitsgestaltung ist Dropbox. Viele kennen das Tool für das Sharing und Speichern von Daten, doch die Anwendung bietet noch viele weitere Features: Neben dem erwähnten Teilen von Dateien und der Erweiterung von Speicherplatz auch die Synchronisierung von Geräten, Datensicherung sowie Features für Zusammenarbeit und Produktivität.
Wir gehen hier auf die meist genutzten Vorteile ein. Im Unterschied zu anderen Data Sharing Lösungen ermöglicht Dropbox verschiedene Optionen des Teilens:
Auch für die Sicherung und Synchronisation von Daten können wir dir Dropbox empfehlen. Hier stehen dir folgende Möglichkeiten zur Verfügung:
Airtable denkt Datenbanken neu. Du erhältst eine übersichtliche und leicht zu verstehende Tabellen-Logik, die es dir auch erlaubt, komplexe Projekte zu organisieren. Zum Beispiel kannst du Kundenkontakte samt Bestellbelegen, Rechnungen, Lieferscheinen, Retouren usw. sammeln, für ein Projekt Teamaufgaben sowie Deadlines verteilen, Checkboxen anlegen und einen kompletten Firmenevent oder deine Jahres-Marketing-Strategie festlegen. Genauso kannst du privat deine nächste Reise oder eine Hochzeit planen, deine Jobsuche inklusive Bewerbungen und Kontakten im Überblick behalten oder deinen Haushalt managen.
Über Airtable planst und organisierst du deine gesamten Projekte. Von einfachen Inventarlisten über CRM Daten, Presse- und Kundenkontakte bis zu Events jeder Größe – auch mit mehreren, unterschiedlichen Projektbeteiligten. Vorhandene Daten aus Spreadsheets kannst du mittels CSV-Dateien importieren oder einfach rüberkopieren.
Airtable als Gamechanger
Häufig werden Tabellenkalkulationsprogramme wie Excel zur Organisation und Abwicklung von Projekten verwendet. Excel ist ein auf Zahlen optimiertes Programm, das oft umständlich auf Projekte mit komplexen Strukturen, Prozessen und Beteiligten angepasst werden muss. Mit Airtable erstellst du prinzipiell auch Tabellen, kannst sie aber durch ein Datenbank-System easy miteinander verknüpfen. Außerdem kannst du wichtige Dokumente an Ort und Stelle ablegen. Zellen lassen sich auf über 20 verschiedene Arten formatieren und können auch Inhalte wie Checkboxen, multiple Auswahlfelder, Barcodes oder Formeln enthalten.
Einer der größten Vorteile: Die Airtable Templates sind für verschiedene Projekte von beruflich bis privat optimiert. Sowohl in der Anwendung als auch in der Art und Weise, wie sie optisch gestaltet sind. So erhältst du eine einfachere Handhabung und eine weitaus bessere Übersichtlichkeit als in Excel. Und die Erstellung und Bearbeitung von Projekten ist viel einfacher, vor allem am Smartphone.
Airtable möchte außerdem gar keine reine Tabellenkalkulation sein, weshalb du die Wahl zwischen verschiedenen Ansichten und Layouts hast: Für jede deiner Tabellen kannst du neben der “Grid Ansicht” eine Kalender-, Galerie, Kanban-, Gantt- oder sogar Formularansicht verwenden. Erweitert werden die Ansichten durch Filter-, Sortier- und Gruppier-Funktionen für einen noch besseren Überblick.
Preis: Von der kostenlosen Nutzung bis zu professionellen Lösungen für Teams und Unternehmen kannst du Airtable je nach deinem persönlichen Bedarf nutzen. Die Basisversion ist für kleinere Projekte kostenlos und bietet mit 1.200 Zeilen in einem Dokument und 2 GB Datenspeicher ein faires Angebot. Möchtest du mehr, kannst du auf einen Airtable Premium-Account ab 10 Dollar pro Monat wechseln oder dir eine individuelle Enterprise-Lösung zusammenstellen lassen.
Asana ist deine Produktivitätszentrale am Handy und im Browser. Die Anwendung erleichtert die Organisation von Projekten – sowohl für dich als Einzelanwender:in als auch für dein gesamtes Team. Du kannst Asana wirklich einfach an deine Bedürfnisse anpassen und dein individuelles Projekt- und Aufgaben-Dashboard gestalten.
Asana ermöglicht dir ein einfaches und effizientes Projektmanagement, in dem du unterschiedliche Projekte anlegen, darin einzelne Aufgaben erstellen und Unteraufgaben einteilen kannst. Zusätzlich kannst du zu jedem Projekt, jeder Aufgabe und jeder Unteraufgabe eine verantwortliche Person und ein Fälligkeitsdatum hinzufügen. Dank Kommentarfunktion und E-Mail-Integration bleiben alle Teammitglieder up to date über Deadlines, Fragen, Änderungen oder neue Aufgaben. Außerdem kannst du, je nach Projekt oder Aufgabe, die passende Darstellung wählen: Listenansicht, Board-Darstellung, Zeitleiste oder Kalender.
Arbeitest du in einem Team, kannst du alle Mitglieder in verschiedene Gruppen einteilen und den jedem Member individuelle Projekte, Aufgaben und Unteraufgaben, einen Zeitrahmen oder einen Fälligkeitstermin zuordnen. Mit Hilfe von Meilensteinen behalten alle die Projektziele im Blick.
Asana Zusatzfunktionen für noch mehr Performance
Wenn du es noch genauer willst, ist die Zusatzfunktion “Zeitleiste” ideal für dich. Damit erstellst du chronologische Projektpläne, mit denen du Aufgaben und Fristen verknüpfen kannst. So erkennst du mögliche Probleme und Abhängigkeitskonflikte, noch bevor sie entstehen. Dieses Feature steht dir in den Bezahl-Versionen zur Verfügung.
Die ebenfalls in den kostenpflichtigen Abos erhältliche Zusatzfunktion “Workflow” hilft dir, einheitliche Arbeitsabläufe für alle beteiligten Teammitglieder einzuführen. So wird es kinderleicht, alle Personen und Tools über alle Ebenen deines Unternehmens hinweg zu verbinden und zu koordinieren. Von der effizienten Datenerfassung über die Aufgabenautomatisierung und Integration verschiedenster Tools bis zu Berichten zur Prozessoptimierung und Steigerung der Effizienz hat dieses Feature viel zu bieten.
Im “Dashboard” Zusatzfeature kannst du für jedes Projekt Berichte über den Fortschritt erstellen und visualisieren. Diese Funktion ist ebenfalls nur in den kostenpflichtigen Abo-Stufen verfügbar.
Preis: Alle Grundfunktionen von Asana kannst du mit einem kostenlosen Account nutzen. Erst ab 15 Teammitgliedern oder für die oben erwähnten Zusatzfunktionen musst du auf ein kostenpflichtiges Abo upgraden. In diesem Fall ist die Premium-Version ab 10,99 USD pro Monat erhältlich, die Business-Solution ab 24,99 USD monatlich und Lösungen für dein Enterprise werden individuell zusammengestellt.
Mit Trello fällt es dir leicht, deine Arbeit und Projekte einfach und übersichtlich an einem zentralen Ort zu planen, zu organisieren und mit anderen zu teilen – am Desktop deines Computers und als App auf deinem Smartphone.
Außerdem kannst du per Trello-Kommentarfunktion jederzeit mit deinen Teammitgliedern kommunizieren, sie auf dem Laufenden halten und den Fortschritt deiner Projekte verfolgen. Dank der Verknüpfung mit anderen Tools wie Evernote, Gmail, Google Drive, Mailchimp, Miro, MS Teams, OneDrive, Salesforce, Slack und vielen mehr kannst du deine Projektkommunikation, Daten, E-Mails und Vertriebstools integrieren. Auch die Zeiterfassung ist über Trello möglich – damit behältst du im Blick, wie lange du für deine Aufgaben brauchst und ob du im Zeitrahmen deines Projekts bleibst.
Wie funktioniert Trello?
Trello ist einfach und intuitiv zu bedienen: Je Aufgabe oder Projekt kannst du ein Board, eine Liste oder eine Karte anlegen, die Unteraufgaben, Dokumente, Termine, Verantwortliche, Kommentare usw. enthält. Auf Wunsch kannst du die für das Projekt benötigte Zeit tracken, deinem Team Updates senden, den Projektfortschritt beobachten, in Echtzeit chatten, Kundendaten verwalten, ausgehende Sendungen verfolgen und vieles mehr.
Dank seiner Flexibilität kannst du Trello individuell an deine Ansprüche anpassen: Über 150 Integrationen von populären Apps und Diensten machen Trello zum Produktivitätshub für dein gesamtes Team. Nicht umsonst gehört es zu den beliebtesten Tools für teambasiertes Projektmanagement weltweit.
Preis: Trello steht Einzelnutzer:innen und Teams in der Free-Version kostenlos und mit umfangreichen Funktionen fzur Verfügung. Unbegrenzten Speicherplatz (250 MB/ Datei), erweiterte Checklisten und noch mehr Möglichkeiten gibt’s im Abo ab 5 USD monatlich. Das Premium-Angebot ist ab 10 USD pro Monat erhältlich und bietet echt jeden Schnick-Schnack. Für Unternehmen bietet Trello individualisierbare Enterprise-Lösungen.
In Miro kannst du alles, was du bisher über dein gutes, altes Whiteboard oder eine Flipchart, einen Ideen- oder Kritzel-Block, Excel oder PowerPoint ausgedrückt hast, digital und übersichtlich auf den Punkt bringen.
Denn mit Miro erstellst du Online Whiteboards, über die du deine Ideen und Projekte visualisieren, weiterentwickeln und gemeinsam mit deinem Team bearbeiten kannst. Möchtest du Prozesse grafisch darstellen, Flowcharts abbilden, Tabellen und Diagramme gestalten, Agendas kreieren und interaktive Online-Meetings abhalten? Dann ist Miro die richtige Anwendung für dich.
Besonders praktisch ist, dass du Miro auf deinem Smartphone und Tablet, auf dem Desktop und auf allen interaktiven Displays verwenden kannst. So hast du deine Ideen und Konzepte immer dabei und kannst sie jederzeit mit anderen teilen. Zusätzlich kannst du zu jedem Projekt Mitglieder hinzufügen und entfernen, Rollen einteilen oder Eigentümer wechseln.
Für umfangreichere Aufgaben erstellst du in Miro sogenannte Boards, denen du verschiedene Projekte und Teams zuordnen – und diese auch jederzeit ändern – kannst. Wenn du Miro beitrittst, wird dein erstes Board automatisch erstellt und entweder in deinem eigenen, kostenlosen Team gespeichert oder in dem Team, zu dem du eingeladen wurdest.
Für wen ist Miro geeignet?
Miro bietet anwendungsbasierte Lösungen für verschiedene Berufssparten: von Engineering und Architektur über Produktmanagement und Sales bis zu UX Design, Consultants und Agenturen.
Miro ermöglicht auch die Optimierung je nach Anwendungsbereich. So gibt es spezielle Lösungen für Brainstorming, Strategie und Planung, Meetings und Workshops, Projektmanagement, Diagramme und mehr. Last but not least kannst du auf unzählige Templates und Vorlagen zugreifen, um deine Arbeitsabläufe zu visualisieren, zu entwickeln, zu verbessern oder zu dokumentieren.
Preis: Miro ist in der kostenlosen Variante auf drei Boards je Workspace begrenzt, aber für eine unlimitierte Anzahl an Teammitgliedern verfügbar. In der Free-Version kannst du aus tausenden Whiteboards, Flowcharts, Mindmaps, Tabellen und Diagramme sowie Templates mit ausreichenden Basisfunktionen auswählen und mit einem Klick über 100 Apps und Anwendungen wie Zoom, Slack, Google Drive oder Sketch integrieren.
In der kostenpflichtigen Starter-Version bekommst du um 8 Euro monatlich je Nutzer:in die Möglichkeit, je Workspace eine unlimitierte Zahl an Boards zu erstellen und erhältst Zugriff auf viele weitere Funktionen wie die Möglichkeit, Dateien wiederherzustellen und verschiedene Bearbeitungsstufen zu laden. Wenn es noch mehr Funktionen sein sollen oder du eine Firmenlösung suchst, bietet Miro Business- und Enterprise-Lösungen an.
Mit Canva kannst du professionelle Präsentationen gestalten, coole Flyer designen und Posts oder Stories für Instagram erstellen. Ganz ohne Grafiker-Ausbildung oder teure Profi-Programme wie Photoshop oder Indesign.
Canva ist ein einfach zu bedienendes Grafik- und Design-Tool für Desktop und Smartphone. Damit bearbeitest du Fotos und kreierst alle denkbaren Designs – von der fancy Business-Präsentation über deinen Lebenslauf bis hin zu Logos, Flyern, Menükarten, Bannern, Video-Intros, Social Media Posts und vielem mehr.
Was kann Canva?
Du kannst Canva personalisieren, indem du eigene Markenfarben festlegst, eigene Schriften importierst und deine Fotos sowie Grafiken hochlädst. Alternativ wählst du aus bestehenden Vorlagen und einer integrierten Datenbank mit tausenden lizenzfreien Bildern aus. Die Nutzung erklärt sich bei der Anwendung von selbst, Canva ist wirklich übersichtlich und intuitiv aufgebaut.
Deine Grafik-Projekte bearbeitest du in der App ganz einfach mittels Drag-and-Drop. Deine Kreationen kannst du direkt mit anderen teilen, du hast die Möglichkeit Mitarbeiter:innen einzuladen, deine Designs in verschiedenen Dateiformaten herunterzuladen und auf Wunsch direkt drucken und liefern zu lassen.
Preis: Für Einzelanwender:innen und kleine Teams, die einfach und schnell visuelle Inhalte und Designs gestalten oder Bilder bearbeiten möchten, ist Canva die ideale Lösung. Die Free Version bietet eine große Auswahl an Vorlagen, Funktionen und kostenlosen Assets wie Bildern, Grafiken, Fotos, Videos und Audios.
Für Einzelanwender:innen, die unbegrenzten Zugriff auf Premium Stockfotos, Videos, Audios und Grafiken, noch mehr Vorlagen und Funktionen sowie rund um die Uhr Support, 1 TB Cloud-Speicher und weitere praktische Features haben möchten, ist die Canva Pro-Version für 109,99 Euro jährlich erhältlich. Teams stehen die gleichen Funktionen für 139,99 Euro für die ersten fünf Mitglieder pro Jahr zur Verfügung.
Slack ist eines der bekanntesten und meistgenutzten Tools für Messaging und Co-Working. Unternehmen, Organisationen und Projektteams schätzen Slack als Motor für Produktivität und Kommunikation. Vor allem User:innen und Teams, die verschiedenen Organisationen angehören und remote zusammenarbeiten, profitieren von der App für Smartphone, Tablet und Desktop: Du kannst Slack mit Mitgliedern innerhalb sowie außerhalb deines Unternehmens nutzen. Die Registrierung funktioniert einfach über deine E-Mail-Adresse, dein Google- oder Apple-Konto.
Was kann Slack alles?
Mit Slack erstellt du Kommunikationskanäle für deine Teams, externe Partner, Dienstleister und Projekte. Du kannst darüber nicht nur Instant Messages à la WhatsApp oder Telegram versenden, sondern diese auch formatieren, Einzel- und Gruppenchats erstellen, Sprachnachrichten verschicken, Video-Calls machen, Bildschirme freigeben und verschiedene Anhänge versenden, u.a. PDFs, Dokumente, Bilder, Screenshots, Links, Audio- und Videodateien.
Beim Versand und Speichern von Daten gibt es Beschränkungen: In der kostenlosen Version können du und dein Team Nachrichten und Anhänge der letzten 90 Tage einsehen und durchsuchen. Wenn dein Workspace die Obergrenze des kostenlosen Plans erreicht, beginnt Slack, Nachrichten und Dateien zu verbergen, die älter als 90 Tage sind. Durch ein kostenpflichtiges Upgrade kannst du die archivierten Daten jederzeit nachladen.
Vorteile von Slack
Preis: Die Free-Version von Slack unterstützt eine unbegrenzte Anzahl von Nutzer:innen. Es gibt jedoch Einschränkungen im Vergleich zu den kostenpflichtigen Plänen – beispielsweise zeitlich begrenzter Speicherplatz für Nachrichten und Dateien und eingeschränkte Integrationen mit anderen Apps und Diensten. Die kostenlose Variante von Slack eignet sich vor allem für überschaubare Projekte.
Wenn du weitere Funktionen benötigst, greifst du besser auf einen der kostenpflichtigen Pläne von Slack zu. Ab 6,75 Euro pro Person und Monat stehen dir und deinem Team unter anderem unbegrenzte Nachrichten, App-Integrationen, Gespräche mit Gast-Accounts und mehr zur Verfügung. Für größere Teams ist die Business+ Version ab 11,75 Euro je Nutzer:in je Monat geeignet. Individualisierte Unternehmenslösungen erhältst du in der Option “Enterprise Grid”.
Blinkist ist eine App, die dir dabei hilft, die Inhalte von Sachbüchern und Podcasts schnell, einfach und jederzeit zu erfassen – am Weg in die Arbeit, beim Spaziergang, im Fitnessstudio oder bei der Hausarbeit. Ein sogenannter “Blink” fasst die Kernaussagen eines Titels zusammen, damit du sie in jeweils 15 bis 30 Minuten am Smartphone lesen oder anhören kannst. So erhältst du einen Überblick über aktuelle Themen aus Beruf & Karriere, Psychologie, Kommunikation, Gesundheit, Wissenschaft, Wirtschaft, Politik und vieles mehr.
Aktuell enthält die Blinkist-Bibliothek mehr als 5.500 Sachbücher und Podcasts, jede Woche kommen rund 40 Titel neu dazu. Für einen tieferen Einstieg in ein Thema findest du bei Blinkist zusätzlich Hörbücher in voller Länge.
Was ist ein Blink?
Ein Blink ist eine in sich geschlossene Erzählung über ein Sachbuch oder einen Podcast, die du in 15 bis 30 Minuten lesen oder hören kannst. Zum besseren Verständnis sind Blinks in einzelne Abschnitte aufgeteilt: Sie beginnen mit einer Einleitung, die dir erklärt, worum es in dem Buch geht und was du als Leser:in davon hast. Am Ende gibt es eine Zusammenfassung der Kernaussagen des Buches und handfeste Ratschläge.
Für wen lohnt sich Blinkist?
Wenn du wenig Zeit oder Ruhe zum Lesen hast und es dir genügt, einen schnellen und guten Überblick über die wichtigsten Kernaussagen eines Sachbuchs oder Podcasts zu erhalten, dann ist Blinkist ideal für dich. Dein Vorteil: Am Smartphone hast du deine Blinks immer dabei und kannst sie jederzeit anhören oder lesen. Und für den Deep-Dive kannst du dich anschließend in das komplette Hörbuch vertiefen.
Blinkist ersetzt aber keine ganzen Bücher! Um eine richtige Expertise aufzubauen, kommst du nicht um die Lektüre von Büchern und Fachliteratur herum.
Preis: Als Privatnutzer:in kannst du Blinkist sieben Tage lang gratis testen. Danach kostet die App 6,67 Euro pro Monat. Für berufliche Teams von 5 bis 50 Personen oder Unternehmen ab 51 Personen bietet Blinkist individuelle Premium-Lösungen.
Babbel ist eine App für Smartphones sowie Browser-Anwendung zum Erlernen von Fremdsprachen. Aktuell werden 14 Sprachen angeboten:
Je nachdem, ob du eine neue Sprache für Beruf, Schule oder Studium lernen willst, dich auf deine nächste Reise vorbereiten möchtest oder immer schon eine bestimmte Sprache sprechen wolltest: Babbel stimmt das Lernprogramm auf dein Ziel ab. Zusätzlich kannst du die Lektionen an dein Wissenslevel anpassen – vom absoluten Neuling über erste Grundkenntnisse bis zur Auffrischung von bereits Gelerntem.
Ganzheitlicher Ansatz: Mehr als Vokabeln lernen
Die Babbel-Lernmethode ist auf das Lern- und Sprachverständnis von Menschen mit deutscher Muttersprache ausgelegt. Moderne Lerninhalte und Vermittlungsmethoden werden auf wissenschaftlicher Basis kombiniert, um ein natürliches, motivierendes Lernen zu ermöglichen. Hast du die Babbel-Kurse und Tests erfolgreich abgeschlossen, erhältst du ein anerkanntes Sprachkurs-Zertifikat.
Die Vielfalt des Sprachenlernens ist groß: Du findest in der Babbel-App Selbstlernkurse für jedes Sprachniveau, Podcasts, Spiele und den “Wiederhol-Manager” zum Üben und Vertiefen. Deine Aussprache trainierst du mit der Spracherkennung, dein Konversationsgeschick festigst du durch interaktive Dialoge. Grammatik-Tipps erhältst du, während du Lesen, Schreiben und Hören lernst. Dank der interaktiven Lerninhalte tauchst du auch in die Kultur der Sprache ein. Das hilft dir dabei, mehr Sprachgefühl zu entwickeln.
Babbel richtet sich außerdem nach dir und deinen zeitlichen Möglichkeiten: Die Lerninhalte sind so gestaltet, dass 15 Minuten am Tag genügen. So lässt sich das Sprachtraining leicht in deinen Alltag einbauen. Wenn du an deine Lerneinheit erinnert werden willst, aktiviere einfach die Erinnerungsfunktion an deinem Handy!
Live Onlinekurse für erweitertes Sprachtraining
“Babbel Live” bietet Online-Unterricht, den zertifizierte Sprachtrainer:innen leiten und an dem du gemeinsam mit anderen User:innen (maximal sechs Personen) teilnehmen kannst. Im Unterschied zu Sprachlernkursen im real life bieten dir die Onlinekurse zeitliche und räumliche Flexibilität: Du nimmst dann teil, wenn du Zeit hast. Im Anschluss an den Online-Kurs steht dir der Zugang zu Unterrichtsmaterialien und Lernmethoden offen, inklusive Nutzung der Babbel-App mit Podcasts, Kurzgeschichten und Spielen.
Preise: Babbel bietet ein Jahresabo für Einzeluser:innen ab 6,99 Euro monatlich. Zusätzlich gibt es auch Kurzabos ab drei Monaten für 12,99 Euro Abo-Gebühr pro Monat. Das ist ideal, wenn du für eine bestimmte Gelegenheit wie eine Reise deine Sprachskills auffrischen willst.
Den Profi-Unterricht im virtuellen Klassenraum von “Babbel Live“ erhältst du ab 13 Euro pro Stunde (im Abo für 20 Stunden monatlich). Das ist günstiger als eine Nachhilfestunde im echten Leben.
Tipp: Viele Podcasts und Influencer:innen arbeiten mit Babbel zusammen und bieten ihren Follower:innen Vergünstigungs-Codes. Vor allem, wenn du ein Jahresabo abschließen möchtest, empfiehlt sich hier eine kurze Recherche auf Google, Instagram und Spotify.
Wir haben alle Anwendungen selbst geprüft und/ oder selbst in Verwendung. Wir können sie daher unvoreingenommen als “app-solut” praktisch weiterempfehlen. Wir haben keine Kooperation mit den jeweiligen Anbietern und werden für unsere Empfehlungen nicht bezahlt. Unsere Tipps basieren auf unseren eigenen, praxiserprobten Erfahrungen.
Bleib’ neugierig!
